【実務担当者必見】4月入社手続きのよくあるQ&A
あっという間に３月となり、4月の新入社員迎え入れまで残り1ヶ月。労働基準法の大幅改正は先送りとなりましたが、 手続きのミスはせっかく入社が決まった新入社員からの信頼低下につながります。
新年度の準備を進めるにあたりポイントと、判断に迷いやすいケースをQ&A形式でまとめました。イレギュラーな事態にも慌てず対応しましょう。
1. 揃えるべき書類
手続きのデジタル化が進んでいますが、回収漏れは依然として担当者の大きな負担です。
本人から回収する必須書類
マイナンバー（本人・扶養家族）
（前職がある場合）雇用保険被保険者証
（前職がある場合）前職の源泉徴収票
会社が準備するもの
労働条件通知書（雇用契約書）
※2024年4月から義務化された「就業場所・業務内容の変更の範囲」の明示が漏れていないか再確認を！
誓約書、身元保証書 など
給与所得者の扶養控除等申告書
２. 入社後1ヶ月の「定着率」を上げる労務管理
手続きを終わらせるだけでなく、早期離職を防ぐための仕組みづくりを考えていきましょう。
〇適切な試用期間の設定と評価
試用期間の延長ルールなどが就業規則に正しく記載されているか。
〇メンタルヘルス・セルフケアの周知
環境の変化が大きい4月。ストレスチェック制度の案内や、相談窓口の周知を初日に行うことが重要です。
〇キャリア形成促進助成金の活用
新入社員研修を外部委託・実施する場合、助成金の対象になる可能性があります。計画届の提出期限（入社前）に注意が必要です。
Q1. 新入社員がマイナンバーの提出を拒否した場合は？
A. マイナンバーの提出は法律上の義務であることを説明し、理解を求める必要があります。
それでも拒否された場合は、「提出を求めた経緯（日付や依頼方法）」を記録に残しておきましょう。会社として義務を果たそうとした証拠を残しておくことが重要です。
Q2. 前職の「雇用保険被保険者証」を紛失していると言われたら？
A. 本人が紛失している場合でも、ハローワークで再交付が可能です。
手続きには「前職の社名」と「氏名・生年月日」が必要となります。中途採用の場合は、早めに紛失の有無を確認しておくと、4月の電子申請がスムーズになります。
Q3. 4月1日が土日の場合、資格取得日はいつにすべき？
A. 実際の入社日（雇用契約上の開始日）が4月1日であれば、土日であっても「4月1日」を資格取得日として届け出ます。
暦にかかわらず契約上の始期に合わせるのが正解です。
Q4. 試用期間中に「適性がない」と感じた場合、即日解雇できる？
A. 試用期間中であっても、即日解雇ができるのは「採用後14日以内」かつ正当な理由がある場合のみです。
14日を超えた場合は、通常の解雇と同様に「30日前の予告」または「解雇予告手当の支払い」が必要になります。まずは適切な指導記録（教育的指導を行った証拠）を残しておくことがリスク回避の第一歩です。
「自社の雇用契約書が、最新の法令を遵守できているか自信がない」
「年度末の業務が忙しく、入社手続きにまで手が回らない」 など、
「手続きのミスをゼロにしたい」「労務の負担を軽減したい」とお考えの皆様は、ぜひお気軽にご相談ください。